「マイルストーン」のとは「中間地点や中間目標」といった節目ごとのポイントを指す言葉として使用されている。語源は、出発地点から1マイルごとに石を設置する標石から名づけられ、ビジネス用語として使用されるマイルストーンは「評価を得るまでの節目ポイント」として示される。
例えば、デザインをした印刷物を納品して評価・対価を得るというプロジェクトの場合、評価・対価を得るまでには大まかに「企画」「設計」「デザイン」「入稿」「印刷」といった最終納品までの節目をあらかじめ設定する。1つのプロジェクトの進捗状況がわかり、このような評価を得るまでの節目ポイントを「マイルストーン」と呼ぶ。
ニュアンスとして似ている「スケジュール」と「マイルストーン」は何が違うのか。マイルストーンは上述で述べたように「作業の節目や区切り」を表すのに対し「スケジュール」作業予定や作業日程を表す管理方法と分けられる。ITや建築業界では工程表を作成する際、スケジュールの大枠を決めた後に、作業の進捗状況を表すマイルストーンを設定する。こうした工程表の作成が、遅延などのリスクを抑え、中長期的なプロジェクトのサポートとなり得る。
マイルストーンの設定には様々な効果があり、先に述べたように工程管理ができることにより、納品などの遅延のリスクを低減させる。また、プロジェクト進行中の作業ミスや作業漏れは避けたいところだが人的ミスは起こりがちだ。しかし、業務の効率化を目指すうえで、チャック作業に多くの時間をさくわけにはいかない。マイルストーンを設定することにより、軌道修正や振り返りを可能となる。予定どおり現時点での目標に到達できているか一目でわかるため、到達していなかった場合にすぐに軌道修正することができる。作業の振り返り、修正を繰り返すことで中長期プロジェクトにおいては、有意義な管理方法となる。また、期間が定められているプロジェクトでは、製品完成までのプロセスやその管理状態を把握して作業が進められることで、プロセスの説明責任を果たすことができる。実際に作業を行う現場においては目標値が明確になることでモチベーションの維持につながるだろう。
上記の点から見ても、マイルストーンを導入することにより、作業が完了しているか否かを確認しながら進捗状況を把握できるうえにタスク漏れがあった場合もすぐに対応が可能なため、ミスに対しての予防策としても有効だ。
進捗状況を一目で把握、管理できることで効率や生産性向上を目的とした業務改善に繋がることが働き方の改善にも影響すると考えられる。